Электронная подпись доверенность

Доверенность на получение ЭЦП

Обновление: 2 марта 2018 г.

Доверенность на получение электронной подписи (образец)

Для формирования ЭЦП юридическому лицу следует обращаться в специализированный удостоверяющий центр. Если при получении сертификата на ЭЦП от имени юридического лица выступает не руководитель, а его представитель, то ему понадобится доверенность на получение ЭЦП. Рассмотрим основные этапы и особенности оформления ЭЦП и доверенности на ее получение.

Разновидности ЭЦП

До обращения в удостоверяющий центр заинтересованному лицу сначала следует разобраться в том, какая именно подпись ему нужна. Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ предусмотрены два вида ЭЦП:

Простая ЭЦП формируется путем применения определенной кодировки, паролей или других подобных механизмов, которые имеют своей целью определение факта подписания документации конкретным человеком.

Как правило, организации используют усиленную подпись. При выдаче доверенности на получение ЭЦП для юридических лиц конкретный вид подписи указывать не обязательно, т.к. он должен быть отражен в договоре между лицом и удостоверяющим центром.

Усиленная подпись используется с помощью специального ключа. Усиленными видами электронных подписей являются:

• неквалифицированная (НЭЦП);
• квалифицированная (КЭЦП).

Признаки усиленных подписей таковы:

• применение ключа подписи;
• возможность идентифицировать человека, подписавшего документ;
• с ее помощью можно отследить изменения в электронном документе.

Указанные признаки характерны для всех усиленных подписей. КЭЦП отражает в себе все вышеуказанные критерии, а кроме этого:

• ключ проверки КЭЦП прописывается в специальном сертификате;
• для КЭЦП применяются специальные средства, соответствующие отдельным требованиям законодательства.

Доверенность на ЭЦП

Формирование сертификата ключа проверки ЭЦП и его выдача производится только после идентификации личности получателя либо полномочий лица, действующего от имени заявителя. Это прямо следует из положений ст. 13 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ .

Рассмотрим нормы, указывающие на необходимость наличия доверенности на получение ЭЦП в Казначействе.

Согласно п. 5.5 Регламента (утв. Приказом Казначейства России от 31.07.2015 N 197) при обращении за сертификатом ЭЦП заявителю понадобится представить следующие документы:

• заявление с указанием данных, предусмотренных Регламентом;
• копию паспорта;
• согласие на проверку и работу с персональной информацией о заявителе;
• копию пенсионного свидетельства;
• файл запроса сертификата, размещенный на съемном носителе;
• доверенность, подтверждающую полномочия заявителя, и др. (п. 5.5 Регламента).

Вышеуказанная доверенность должна содержать указание на право:

• владения сертификатом;
• представления в удостоверяющий центр необходимой информации и документов;
• знать информацию, указанную в сертификате;
• получения инструкции по безопасности применения ЭЦП.

Указанные документы подаются в удостоверяющий центр самим заявителем или его уполномоченным лицом. Во втором случае понадобится направить в удостоверяющий центр:

• копию паспорта уполномоченного лица;
• его разрешение на проверку и работу с персональной информацией.

Представленная заявителем доверенность на использование ЭЦП хранится в Казначействе с соблюдением законодательства о персональных данных.

Документы, в которых должна проставляться подпись руководителя соответствующей организации, должны сопровождаться документацией, подтверждающей его полномочия.

Без представления указанных документов сертификат ЭЦП не формируется и не выдается.

Скачать образец доверенности на получение электронной подписи

Электронная подпись по доверенности?

Недавно в кругу коллег обсуждали достаточно интересную и, признаться, распространенную ситуацию, когда директор компании передает секретарю свой токен с электронной подписью, чтобы тот подписывал исходящие электронные документы в сервисе межкорпоративного документооборота. Подписание документов от лица директора его заместителем или секретарем – дело вполне житейское, особенно, в России. Наш российский руководитель редко сидит долго за компьютером.

Электронная подпись, кажется, органично вписывается в эту практику, если не брать в расчет, что закрытый ключ никому нельзя передавать, он всегда находится только у владельца сертификата ЭП и идентифицирует только его. Иначе как приравнять электронную подпись к собственноручной? Если проводить параллель с обычным автографом, то, получается, его владелец передает другому человеку собственную руку. Именно «собственноручность» является определяющим фактором доверия к ЭП!

Другой вопрос – безопасность. Формально, при передаче другому лицу тайна ключа нарушается, и невозможность подделки электронного документа и электронной подписи автоматически ставится под сомнение. Получается, что передавая свой токен другому человеку, владелец сертификата добровольно допускает компрометацию своего ключа ЭП. А это уже основание для отзыва сертификата.

Проблема ли это для тех организаций, в которых часто приходится визировать документы без участия директора? В том-то и дело, что… нет!

Во-первых, в законодательстве совершенно не регламентирован порядок передачи ЭП для использования третьими лицами. Для России это означает примерно следующее: «делай, что хочешь». Забавный факт: в некоторых компаниях даже выпускают внутренний приказ, передающий право подписи ЭП за директора третьему лицу. Это даже придает определенной уверенности.

Во-вторых, сама по себе сохранность закрытого ключа – тема очень скользкая, которая в итоге ставит вопросы больше к обеспечению безопасности на всем предприятии в целом, а не к конкретной технологии. Человеческий фактор, к сожалению, никак не исключить.

В-третьих, обращаемся к самому ФЗ-63 «Об электронной подписи», статья 10:

При использовании усиленных электронных подписей участники электронного взаимодействия обязаны:
1) обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей, в частности не допускать использование принадлежащих им ключей электронных подписей без их согласия;

3) не использовать ключ электронной подписи при наличии оснований полагать, что конфиденциальность данного ключа нарушена;

Это практически дословно дублируются в регламентах Удостоверяющих центров. То есть, тут нет фактического запрета на передачу закрытого ключа кому-то другому. Вот эти самые «без согласия» и «основания полагать» и дают формальную возможность передавать право на подписание документов за руководителя. Правда и совершенно не понятно, что делать, если подпись будет обнаружена не там – как доказать в суде, что это не директор подписал? Фактически определить, кто воспользовался подписью в этом случае нельзя — и прицнип неотказуемости сработает на полную катушку.

Что тут можно посоветовать? Если руководитель не опасается никого и ничего, то можно оставить все, как есть. Если же проявлять хоть какую-то осторожность, то логичнее всего приобрести отдельный сертификат ЭП для заместителя или исполняющего обязанности руководителя. Если же хочется визировать документы исключительно самостоятельно, то токен с сертификатом можно всегда использовать для подписи через веб-клиент сервиса электронного документооборота. Уж ноутбук-то можно взять с собой хоть куда.

Ну и, конечно, ждем распространения решений КриптоПро на мобильных платформах, когда начнут появляться iOS- и Android-клиенты сервисов ЭДО. Есть чувство, что ждать осталось не долго. Тогда окончательно пропадет вопрос с удаленным подписанием электронных документов.

Как получить электронную подпись по доверенности?

Если вы не можете лично получить электронную подпись в удостоверяющем центре, ваши интересы может представлять другой человек. Для этого на него нужно оформить доверенность. В каком случае какая доверенность на электронную подпись нужна и как ее оформить?

Согласно Гражданскому кодексу РФ физические лица предоставляют нотариальную доверенность, а юридические лица и индивидуальные предприниматели — рукописную с печатью организации.

Нотариальная доверенность на получение ЭЦП

Единого шаблона доверенности на получение сертификата электронной подписи нет. Как правило, у нотариусов под разные ситуации есть свои шаблоны, которые оформляются на нотариальном бланке. Чтобы получить нотариальную доверенность, доверителю нужно:

1. Определиться, на кого ее оформлять, утвердить с нотариусом перечень полномочий доверенного лица и срок действия доверенности.
2. Представить нотариусу документы, которые удостоверяют личность доверителя (на кого выпускается сертификат), данные о поверенном (на кого оформляется доверенность) и другие документы, которые запросит нотариус. Оплатить пошлину.
3. При нотариусе подписать доверенность, расписаться в журнале нотариальных действий и забрать у нотариуса доверенность. Присутствие обязательно только для доверителя — без его подписи доверенность не считается выданной. Подпись поверенного не обязательна, но можно попросить нотариуса включить в доверенность соответствующую строчку.

Рукописная доверенность на получение электронной подписи

Такие доверенности имеют юридическую силу даже без нотариального удостоверения. Формат доверенности для получения электронной подписи не отличается от доверенности для других целей. В документе нужно указать:

• юридические реквизиты организации (ИНН, ОГРН, адрес и т.д.)
• данные о доверителе (ФИО, паспортные данные, его полномочия в организации)
• данные о том, кому доверяют получить подпись (ФИО, его паспортные данные)
• срок действия доверенности,
• образец подписи доверителя и поверенного.

Образец доверенности на получение сертификата вы можете скачать здесь.

Получение электронной подписи по доверенности

Представитель владельца подписи должен прийти в УЦ с пакетом документов в заранее оговоренное время. Кроме доверенности потребуется:

• заверенные копии страниц паспорта доверителя;
• номер его СНИЛС;
• оригинал паспорта поверенного;

На основании доверенности поверенный имеет право подписать договор с УЦ, бумажный аналог сертификата и забрать носитель с ключом подписи.

Электронная подпись и доверенность. Консультации по обмену электронными документами.

Как часто вы или ваша компания сталкивалась с ситуацией, когда электронный документ требует подписи здесь и сейчас, а ответственного лица, обладающего сертификатом электронной подписи, не оказывается на месте? Он может отсутствовать по разным причинам – отпуск, командировка, больничный и даже увольнение.

Аналитикам сервиса Synerdocs периодически задают вопросы, как действовать в подобных ситуациях, какими нормативными актами руководствоваться и т.д. Приведем несколько подробных консультаций, которые помогут представить картину в целом и посмотреть на некоторые ее частности.

Как подписать электронный документ, если директор в отпуске/отъезде?

Как быть в ситуациях, когда ответственный за подписание документов сотрудник находится на выезде, а подписать электронный документ нужно сейчас?

Разберем два сценария действия, если ответственный за подписание сотрудник находится в отъезде:

1. Директор может подписывать документы удаленно. Имея доступ к компьютеру с выходом в интернет и сертификат ключа ЭП, подписывать документы в сервисе обмена можно в любом месте. За помощью в настройке удаленного рабочего места можно обратиться в службу технической поддержки вашего оператора.

2. Можно уполномочить второе лицо правом подписывать документы. Для этого нужно: приобрести сертификат ключа ЭП на имя второго лица, задокументировать право подписи документов вторым уполномоченным лицом (например, выпустить соответствующий приказ), известить контрагентов о втором уполномоченном лице (в виде приложения к договору либо официальным письмом).

Как передать электронную подпись другому сотруднику компании?

Где найти документ, который регламентирует передачу электронной подписи сотруднику компании?

Некорректно передавать электронную подпись от одного сотрудника другому.

Согласно статье 10 Федерального закона «Об электронной подписи» при использовании усиленных электронных подписей участники электронного взаимодействия обязаны обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей, в частности, не допускать использования принадлежащих им ключей электронных подписей без их согласия.

Рекомендуем приобрести новый сертификат ЭП на то лицо, которое будет подписывать документы. Вместе с этим выпустить приказ по организации или доверенность на соответствующее лицо о передаче права подписи на определенные виды документов.

Найти образцы приказов или доверенностей на передачу права подписи можно в интернете. Также вы можете обратиться к вашему оператору ЭДО за консультацией и помощью в составлении подобного документа.

Доверенность на электронную подпись?

Один из самых частых вопросов на вебинарах и консультациях – можно ли передать свою флэшку с электронной подписью (ЭП) своему бухгалтеру, чтобы он мог подписывать документы. Передавать право подписи, конечно, можно, а вот сам сертификат ЭП не рекомендуется.

Теоретически, конечно, это можно сделать, но в законодательстве этот момент отмечен довольно размыто. В ст. 10 ФЗ №63 «Об электронной подписи» указано: «При использовании усиленных электронных подписей участники электронного взаимодействия обязаны обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей, в частности не допускать использование принадлежащих им ключей электронных подписей без их согласия».

Получается, что если председатель не возражает, то вы вправе использовать его сертификат ЭП. На практике так оно и бывает, сотрудники просто передают ключи друг другу.

Мы считаем, что это некорректно.

В подобных ситуациях мы рекомендуем приобретать новый сертификат ЭП на то лицо, которое будет подписывать документы в отсутствие, в вашем случае, председателя. Вместе с этим выпустить приказ по организации или доверенность на соответствующее лицо о передаче права подписи на определенные виды документов.

Если уже решили все-таки передать ключ ЭП другому лицу, то оформляться это должно доверенностью или приказом, чтобы в случае разбирательств можно было предъявить в суде доказательства, что ключ был передан с согласия его владельца. В доверенности или приказе должно как минимум содержаться следующее:

1. корректные термины в соответствии с законодательством (например, нужно соблюдать конфиденциальность «ключей электронных подписей», а не «сертификатов ключей электронных подписей»);
2. реквизиты сертификата ключа проверки ЭП, владелец;
3. должно быть указано, в каких случаях и какие документы имеет право подписывать лицо, которому передается ключ ЭП;
4. лицо, которому передается ключ ЭП, должно соблюдать конфиденциальность передаваемого ключа ЭП.

Автор: Анастасия Щепина, аналитик Synerdocs

Доверенность на получение ЭЦП

В коммерческой деятельности широко распространено представление интересов организации сотрудниками, уполномоченными на это в силу Учредительных документов, приказов и на других основаниях. В том числе выдается доверенность на получение ЭЦП, и ее использование от имени организации.

Доверенность на получение ЭЦП

Электронная подпись может быть выдана только на конкретного человека, соответственно для организации она оформляется на имя руководителя. Лица, имеющие право действовать от имени организации в силу Учредительного договора, приказа первого лица, прописываются в ЕГРЮЛ. Выписка из реестра юридических лиц проверяется Удостоверяющим центром (УЦ) при принятии заявки на получение ЭП.

Если за ЭЦП обращается не руководитель, то потребуется доверенность на получение электронной подписи, образец можно взять в УЦ. Ее содержание зависит от того, какие полномочия возложены на доверенное лицо. На практике распространены две ситуации.

1. За ЭЦП обращается сотрудник организации, но подпись оформляется на руководителя. Часто эти занимается отдел автоматизации предприятия. Тогда в УЦ потребуется представить:

• заверенные копии паспорта и СНИЛС руководителя;
• доверенность для оформления ЭЦП на его имя.

Копии могут быть удостоверены руководителем, с указанием даты и собственноручной подписи, при наличии печати организации. Если ее нет, они заверяются нотариально (так и в случае передоверия). В доверенности перечисляются все действия, связанные с выполнением поручения:

• право передавать документы, подписывать акт передачи сертификата, договор об оказании услуг;
• заполнять и подписывать заявление на выдачу сертификата, подписывать и получать его;
• получать защищенные носители ключа Рутокен, eToken, JaCarta (другие).

Доверенность на получение электронной подписи, образец которой можно скачать по ссылке ниже, составлена для получения ЭЦП в казначействе

1. ЭП оформляется непосредственно на работника, который выполняет обязанности по передаче данных по ЭДО. Например, это главный бухгалтер, а подпись получают для отправки отчетности в ФНС. Второй пример: ЭП оформляется на юрисконсульта, которому необходимо получать сведения из реестра ГКН.

В этом случае, сотрудник получает подпись на себя лично, но он должен представить доверенность, которое подтверждает право на совершение действий от имени юрлица, и подписание документов свей ЭЦП. Она всегда прикладывается к запросу или отчетности, отправляемой в адрес государственных органов (Рссреестр, ЕГАИС, ФНС). Электронный документ должен быть подписан КЭП лица, выдавшего доверенность, или нотариуса.

Доверенность на использование ЭЦП

Рассмотрим два часто встречающихся случая, когда возникает вопрос об использовании «чужой» ЭЦП.

1. Рядовые сотрудники выполняют работу в информационной системе, которая требует подписания ЭЦП. Например, при подаче заявок на сайте госзакупок. Могут ли использовать ЭЦП руководителя на основании приказа или доверенности? Нет. Правильное решение вопроса: сначала эти функции должны быть официально возложены на работника, а затем на него оформляется ЭЦП.
2. Может ли бухгалтер на аутсорсинге, обслуживающий несколько компаний, подписывать всю отчетность одной (своей) ЭП? Да, при условии, что на него оформлены нотариальные доверенности от имени всех юридических лиц с правом предоставлять их интересы в налоговых органах.

Таким образом, можно составить доверенность на получение ЭЦП, на осуществление определенных действий в качестве представителя организации с правом подписания документов, но нельзя доверить свою личную подпись для использования другим лицом.