Образцы протоколов
Даже в небольших организациях периодически проводятся заседания тех или иных комиссий. А чтобы такое заседание было правильно задокументировано, понадобится корректно составить протокол заседания.
В данной рубрике мы предлагаем вам образцы протоколов заседания комиссии (в том числе и экспертной), а также общую информацию и полезные инструкции по их составлению. Предложенные здесь примеры будут актуальны в любых организациях и при документировании любых заседаний, так как подобные протоколы отличаются одинаковыми правилами оформления. Вы сможете использовать наши образцы при составлении протокола заседания экспертной или аттестационной комиссии, рабочих групп или всевозможных комитетов.
Протокол заседания экспертной комиссии
Потребность в составлении протокола о заседании определенной комиссии встречается практически в любой организации. В данном случае речь пойдет об экспертной комиссии.
Образец протокола заседания комиссии
В данной статье мы предлагаем вашему вниманию образец, который представляет собой полный протокол заседания комиссии. Протоколы имеют одинаковые правила оформления, которые не зависят от вида конкретного заседания. Таким.
Протокол заседания экспертной комиссии
Потребность в составлении протокола о заседании определенной комиссии встречается практически в любой организации. В данном случае речь пойдет об экспертной комиссии. На примере видно, что отражается сразу несколько пунктов, вынесенных на повестку, описаны наиболее типичные и распространенные вопросы, касающиеся работы экспертной комиссии предприятия в сфере делопроизводства. Протокол, как правило, из практических целей составляют максимум по двум вопросам.
Ознакомиться с общими правилами составления протокола вы можете, прочитав статью «Образец протокола заседания комиссии». Один из вариантов того, как оформить протокол заседания экспертной комиссии приводим ниже.
УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ПО ОБОРОТУ МУКУЛАТУРЫ И БЫТОВЫХ ОТХОДОВ ПО ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
(УФА по ОМиБО по Ивановской области)
заседания экспертной комиссии
Председательствующий – Д.Ю. Кротов
Секретарь – Н.Н. Борисюк
Присутствовали : Д.В. Ветхий, П.Р. Грязнов, Ю.И. Романов, В.Ф. Котельникова
1. Рассмотрение проекта Инструкции по делопроизводству в УФА по ОМиБО по Ивановской области.
Доклад начальника отдела делопроизводства Котельниковой В.Ф.
2. Вопросы о рассмотрении номенклатуры дел УФА по ОМиБО по Ивановской области на 2014 год.
Доклад начальника отдела делопроизводства Котельниковой В.Ф.
3. Вопрос о рассмотрении описи дел, касающихся личного состава за 2009—2010 годы.
Доклад ведущего специалиста архива Грязнова П.Р.
4. О рассмотрении акта от 25.12.2013 № 2 об уничтожении документов с истекшими сроками хранения.
Доклад ведущего специалиста архива Грязнова П.Р.
Котельникову В.Ф. – о разработке проекта Инструкции по делопроизводству в УФА по ОМиБО по Ивановской области в связи с предстоящим процессом внедрения системы электронного документооборота на предприятии и с дальнейшим совершенствованием организации деятельности по делопроизводству. Предоставлена информация о характере изменений. Вынесено предложение о согласовании представленной Инструкции по делопроизводству.
1.1. Проект Инструкции по делопроизводству в УФА по ОМиБО по Ивановской области согласовать.
1.2. Службе делопроизводства в лице Котельниковой В.Ф. проект Инструкции по делопроизводству направить на рассмотрение в ЭПМК Комиссию по работе с архивами при Администрации Ивановской области. Срок – февраль 2014 года.
Котельникову В.Ф. – ознакомила с уточнениями и изменениями, внесенными в номенклатуру дел на будущий 2014 год в связи с появлением новых участков работы структурных подразделений, требующих документооборота. Внесено предложение согласовать представленную номенклатуру на 2014 год.
2.1. Номенклатуру дел УФА по ОМиБО по Ивановской области на 2014 год согласовать.
Грязнова П.Р. – предоставил для рассмотрения описи (годовые разделы), касающиеся дел по личному составу управления. Уведомил о том, что в 2014 году документы по личному составу обработаны. Они представляют собой основание для подтверждения данных о стаже работы сотрудников и их зарплате. Срок хранения – 75 лет. Внесено предложение о согласовании представленной описи.
3.1. Опись дел по личному составу за 2009-2010 год согласовать.
3.2. Отделу делопроизводства в лице Котельниковой В.Ф. предоставить опись дел на утверждение в ЭПМК Комиссию по работе с архивами при Администрации Ивановской области. Срок – февраль 2014 года.
Грязнова П.Р. – предоставил информацию о разработке акта от 25.12.2013 №2 об уничтожении документов с истекшим сроком хранения. Предоставил сведения, что список включено 548 (пятьсот сорок восемь) дел за 2009-2010 годы. Выдвинуто предложение данный акт согласовать.
4.1. Предоставленный акт от 25.12.2013 № 2 об уничтожении документов с истекшими сроками хранения.
4.2. Отделу делопроизводства в лице Котельниковой В.Ф. совместно с административно-хозяйственным отделением уничтожить документы с истекшими сроками хранения. Срок исполнения – I квартал 2014 года.
Протокол заседания экспертной комиссии по уничтожению документов
Организация в своей деятельности создает большой объем документации (распорядительная, бухгалтерская, кадровая и т.д.). Бумаги с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению. Для этого необходимо соблюсти законодательные процедуры, а именно:
- проверить срок хранения бумаг;
- провести оценку ценности экспертной комиссией по уничтожению документации;
- создать протокол ее заседания;
- сформировать акт на уничтожение, утвержденный руководителем;
- уничтожить бумаги.
Требования к протоколу
Деятельность экспертной комиссии по уничтожению бумаг протоколируется, чтобы принять решение по утилизации документации, которая утратила свое значение. Существуют две формы протокола: краткая и полная. В полном — перечислены все выступления на заседании, в краткой форме — только фамилии выступавших и краткая запись о теме выступления.
Унифицированной формы протокола не существует, однако, составляя его, воспользуйтесь общими правилами для составления первичной учетной документации. Обязательные составляющие:
- наименование организации;
- название документа;
- дата составления;
- место составления;
- ФИО председателя и секретаря;
- повестка дня;
- постановка задач;
- вынесение решения;
- подписи ответственных лиц.
Образец протокола экспертной комиссии по уничтожению документов
Порядок составления протокола заседания экспертной комиссии по уничтожению бумаг
Заполним акт заседания по шагам.
ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» приказом руководителя создало экспертную комиссию по утилизации, состоящую из трех человек: Иванов И.И. – председатель, Петров И.Н. – секретарь, а также Смирнов Е.Г. и Погодин Д.Н.
Шаг 1. Заполним «шапку»: название организации, дату и место составления.
Шаг 2. Заполним данные о членах комиссии:
Шаг 3. Заполним основные данные: повестку дня, кого слушали и что решили.
Отметим, что с 1 июля 2017 года вступил в силу новый национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016 взамен старого. В стандарте указан порядок оформления организационно-распорядительной документации. Это уставы, положения, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, договоры, акты, письма, справки и др. Новый стандарт распространяется на электронный документооборот.
В федеральных органах власти действует Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477, в котором утверждены правила делопроизводства. Каждое федеральное министерство и ведомство утверждает собственный порядок документооборота, основываясь на нормативно-правовой базе.
Сроки хранения документации
Сроки хранения документов организации установлены приказом Минкультуры России от 25.08 2010 № 558. Финансовые и бухгалтерские документы максимально хранятся 5 лет. Для документов по личному составу (трудовые договоры, личные карточки сотрудников, лицевые карточки, счета работников) определен срок — не менее 75 лет. После этого срока их можно уничтожить.
Сроки хранения типовых документов министерств, ведомств, учреждений, организаций указаны в Перечне утвержденным Главархивом СССР 15.08.1988.
Протокол заседания экспертной комиссии
Протокол заседания экспертной комиссии в представленном примере включает сразу несколько пунктов повестки. Отражены наиболее типичные и часто встречающиеся вопросы в деятельности экспертной комиссии любой организации в области делопроизводства. Исходя из практических соображений, обычно составляют протокол по одному или двум вопросам.
Подробнее узнать об общих правилах составления протоколов можно из статьи «Образец протокола заседания комиссии». Ниже приведен вариант оформления протокола заседания экспертной комиссии.
УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО РЕГУЛИРОВАНИЮ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КОНСЕРВНЫХ БАНОК ПО ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ
(УФС по РИКБ по Липецкой области)
ПРОТОКОЛ
заседания экспертной комиссии
23 декабря 2014 года № 3
-
1. О рассмотрении проекта Инструкции по делопроизводству в УФС по РИКБ по Липецкой области.
Доклад руководителя службы делопроизводства Баранкиной С.Е.
2. О рассмотрении номенклатуры дел УФС по РИКБ по Липецкой области на 2015 год.
Доклад руководителя службы делопроизводства Баранкиной С.Е.
3. О рассмотрении описи дел по личному составу за 2010—2011 годы.
Доклад ответственного за архив Волкодавка А.А.
4. О рассмотрении акта от 30.11.2014 № 1 о выделении к уничтожению документов.
Доклад ответственного за архив Волкодавка А.А.
1. СЛУШАЛИ:
Баранкину С.Е. – о подготовке проекта Инструкции по делопроизводству в УФС по РИКБ по Липецкой области в связи с предстоящим внедрением системы электронного документооборота в управлении и дальнейшего совершенствования организации делопроизводства. Проинформировала обо всех внесенных изменениях в данный документ. Предложила согласовать представленную Инструкцию по делопроизводству.
РЕШИЛИ:
1.1. Согласовать проект Инструкции по делопроизводству в УФС по РИКБ по Липецкой области.
1.2. Службе делопроизводства (Баранкина С.Е.) направить проект Инструкции по делопроизводству на рассмотрение ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Липецкой области. Срок – январь 2015 года.
2. СЛУШАЛИ:
Баранкину С.Е. – ознакомила с внесенными уточнениями в номенклатуру дел на предстоящий год в связи с возникновением новых документированных участков работы структурных подразделений. Предложила согласовать номенклатуру дел на 2015 год.
РЕШИЛИ:
2.1. Согласовать номенклатуру дел УФС по РИКБ по Липецкой области на 2015 год.
3. СЛУШАЛИ:
Волкодавка А.А. – представила на рассмотрение годовые разделы описи дел по личному составу за 2010—2011 годы. Сообщила, что в текущем году в соответствии с существующими нормативными требованиями обработаны документы по личному составу. Они являются основанием для подтверждения стажа работы и размера зарплаты сотрудников управления, поэтому данные документы имеют срок хранения 75 лет. Предложила согласовать рассмотренную опись дел.
РЕШИЛИ:
3.1. Согласовать опись дел по личному составу за 2010—2011 годы.
3.2. Службе делопроизводства (Баранкина С.Е.) представить опись дел на рассмотрение ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Липецкой области. Срок – январь 2015 года.
4. СЛУШАЛИ:
Волкодавка А.А. – проинформировала о составлении акта от 30.11.2014 № 1 о выделении к уничтожению документов в связи с истечением сроков хранения. Разъяснила, что после полистного просмотра в акт включено 385 (триста восемьдесят пять) дел за 2009—2010 годы как не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение. Предложила согласовать акт.
РЕШИЛИ:
4.1. Согласовать акт от 30.11.2014 № 1 о выделении документов к уничтожению.
4.2. Службе делопроизводства (Баранкина С.Е.) совместно с хозяйственным отделом (Тушкан Э.Ф.) уничтожить документы, не подлежащие хранению. Срок – I квартал 2015 года.
Председательствующий В.И. Дротиков
Секретарь Л.Л. Суздальская
Приведенный пример протокола заседания экспертной комиссии доступен для скачивания в формате doc.
Организации, которые не передают документы на государственное хранение (не являются источником комплектования госархива) могут не направлять на рассмотрение ЭПМК архивного учреждения номенклатуру дел, инструкцию по делопроизводству и описи. Поэтому пункты решений по данному вопросу указанным организациям следует исключить из протокола заседания экспертной комиссии.
Образец протокола экспертной комиссии по архиву
Образец протокола заседания экспертной комиссии
Чем занимается экспертная комиссия?
Периодически возникают обстоятельства, когда нужно поднять архив для актуализации находящихся там документов.
Факт отбора нужных бумаг должен быть зафиксирован в письменном виде. Кроме того, те документы, которые направляются в хранилище, должны пройти экспертизу на предмет правильности их оформления и компоновки.
С этой целью создается специальная экспертная группа. В ее состав входят работники предприятия:
- документоведы, которым известны правила ведения делопроизводства и оформления локальных нормативных актов;
- представители подразделений;
- служащие архива и другие специалисты в зависимости от стоящей задачи.
Члены группы занимаются:
- выборкой документации, подлежащей передаче на хранение;
- отбором бумаг, необходимых для работы в данный момент;
- изъятием из архива бумаг, подлежащих уничтожению, и т. п.
Факт проведенной работы оформляется как протокол заседания экспертной комиссии по уничтожению документов.
Оформление протокола
Унифицированной формы для этого акта не существует. Поэтому при его составлении можно использовать фирменный бланк предприятия, а текст составить в свободной форме.
Оформление протокола возлагается на секретаря или на одного из членов группы, выбранного заранее. В качестве обязательных реквизитов указывается:
- дата и место проведения (если такие встречи проводятся периодически, документам нужно присваивать номера);
- ФИО и должности присутствующих;
- вопросы повестки дня;
- краткое содержание выступлений по каждому из вопросов;
- результаты принятых решений;
- подписи председательствующего и секретаря.
Протоколы имеют постоянный срок хранения. Указание на это имеется в Приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. № 558.
Протокол заседания экспертной группы образец
Андрей Сукач,
заведующий отделом документоведения БелНИИДАД
В каждой организации должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия, в функции которой входит проведение экспертизы ценности документов и определение сроков их хранения в соответствии с законодательством, согласование проектов номенклатур дел организации, ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение и т.д.
Заседания ЭК должны быть надлежащим образом задокументированы. Согласно п.177 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, ход заседаний и решения ЭК организации отражаются в протоколе.
В практике деятельности организаций нередко возникает вопрос относительно того, каким образом следует оформлять такой протокол, какую информацию необходимо в нем отразить. Общие требования к составлению и оформлению протоколов отражены в п. 103–110 Инструкции по делопроизводству.
Протокол составляется секретарем ЭК, который в свою очередь должен быть определен соответствующим приказом, утверждающим персональный состав ЭК. Для того, чтобы не забыть отразить в протоколе все ключевые моменты заседания, целесообразно вести стенограмму или аудиозапись заседания ЭК. Подобные записи позволят секретарю максимально точно отразить в протоколе выступления и важные замечания участников заседания.
По полноте освещения заседания протоколы могут составляться по полной, краткой или же сокращенной форме. С учетом значимости функций ЭК наиболее целесообразным представляется вести протоколы по полной форме. Это позволит более точно и полно отразить ход принятия решений.
Датой протокола заседания ЭК является дата проведения заседания.
Текст протокола ЭК делится на вводную и основную части. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших членов ЭК. Указывать наименования должностей членов ЭК нет необходимости, поскольку это отражено в приказе о создании ЭК. Во вводной части также указываются наименования должностей, фамилии и инициалы приглашенных лиц, не являющихся членами ЭК. В частности, если на заседание ЭК приглашен представитель государственного архива, источником комплектования которого является организация, его фамилию, инициалы и должность следует отразить в протоколе. Фамилии присутствовавших и приглашенных указываются в алфавитном порядке.
В протоколах полной формы после указания присутствовавших и приглашенных следует повестка дня, в которой перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению, указываются формы их изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименования должностей докладчиков, их инициалы и фамилии. Наиболее характерными вопросами, которые рассматриваются ежегодно на заседаниях ЭК и, соответственно, отражаются в повестке дня, являются:
· согласование проекта номенклатуры дел организации;
· согласование описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;
· согласование акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
При вынесении на рассмотрение ЭК двух и более вопросов они нумеруются арабскими цифрами. Последовательность вопросов в повестке дня определяется степенью их важности.
Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала